Demande d’examen
Si le Collège décide de classer une plainte sans la renvoyer au Tribunal, sa décision écrite sera accompagnée d’instructions sur la façon de faire une demande d’examen de la plainte à l’AEPI.
Vous devez soumettre une demande d’examen dans les 30 jours suivant la réception de l’avis de décision vous informant que votre plainte a été classée (voir le paragraphe 29.1 des règlements administratifs).
La demande d’examen doit :
- être adressée à l’AEPI;
- être remplie et soumise à l’aide du formulaire de demande sur le site Web du Collège;
- établir les motifs détaillés du plaignant appuyant sa demande d’examen;
- être signée par vous ou par votre représentant légal;
- être accompagnée des frais de 25 $ CA pour l’examen.
La demande peut également être accompagnée de toute nouvelle information que vous souhaitez fournir, si cette information :
- porte sur le traitement de la plainte par le Collège;
- n’avait pas été fournie au moment de l’enquête.
L’AEPI peut refuser de prendre la demande d’examen en considération, si cette dernière :
- ne satisfait pas aux exigences énoncées ci-dessus (voir le paragraphe 2.3 du Règlement);
- semble manifestement avoir été faite dans un but inadéquat;
- porte sur une question que l’AEPI n’est pas autorisé à examiner en vertu des règlements administratifs ou du règlement d’application.
Avant de refuser de prendre votre demande d’examen en considération, l’AEPI peut communiquer avec vous en vue de vous donner l’occasion raisonnable de répondre (p. ex. pour régler tout problème concernant votre demande ou pour que vous lui donniez plus d’information).
Dans le cas où l’AEPI décide de procéder à l’examen demandé, l’AEPI et le Collège s’assureront que l’AEPI reçoive une copie du dossier de plainte.
À la réception du dossier, l’AEPI transmettra un avis écrit au CRIC ou au CRIEE (aussi appelé intimé) l’informant qu’il procédera à un examen.
L’AEPI et le Collège devront respecter les mêmes règles de confidentialité que celles qui s’appliquent au traitement ou à l’enquête des plaintes (voir le paragraphe 2.6 du Règlement). Pendant l’examen, l’AEPI ne partagera les informations avec quelqu’un que si, dans le cadre de l’examen, les avantages découlant d’un tel partage surpassent tout dommage qu’il peut causer.
Pouvoirs et responsabilités de l’AEPI
L’AEPI peut exiger que le Collège fournisse toute information ou tout document lié à la plainte examinée ou aux procédures utilisées pour traiter ladite plainte (voir le paragraphe 2.2 du Règlement).
Il relève de l’autorité et de la discrétion de l’AEPI de décider de la façon dont sera mené son examen des procédures de traitement de la plainte. L’AEPI peut décider de prendre une ou plusieurs des mesures suivantes :
- refuser votre demande d’examen parce que cette dernière ne soulève pas de question suffisamment grave ou parce que, vraisemblablement, tout examen ne mènera pas à une conclusion différente, ou pour toute autre raison;
- examiner la fermeture du dossier de plainte, en enquêtant sur la façon dont la plainte a été traitée par le Collège;
- assurer la médiation entre vous et le Collège pour tenter de conclure une entente pour régler la question;
- arrêter un examen ou le suspendre temporairement à tout moment, et y mettre fin sans aucun renvoi ou suite;
- décider de renvoyer la plainte au Collège (voir le paragraphe 2.1 du Règlement).
Pendant l’examen, l’AEPI peut obtenir de la nouvelle information. S’il juge qu’il s’agit d’une information importante qui n’avait pas été fournie au Collège au moment de traiter la plainte – et que vous n’étiez pas en mesure de la fournir antérieurement – l’AEPI peut acheminer cette information au Collège pour examen plus approfondi. L’AEPI peut attendre une réponse du Collège avant de poursuivre son examen, si le résultat de l’examen par le Collège peut avoir une incidence sur la décision définitive de l’AEPI (voir le paragraphe 29.4 des règlements administratifs et le paragraphe 2.4 du Règlement).
Advenant le cas où l’AEPI est confronté à l’une ou l’autre des situations suivantes, l’AEPI en informera promptement le président et chef de la direction du Collège :
- il est impossible pour l’AEPI de poursuivre son examen pour une quelconque raison;
- il devient impossible de poursuivre l’examen de façon équitable ou avec intégrité, en raison d’un possible conflit d’intérêts ou pour toute autre raison;
- il y a eu un manquement à l’obligation de confidentialité.
L’AEPI terminera son examen et prendra une décision ou donnera une recommandation au plus tard 30 jours après avoir reçu le dossier de plainte. Si l’AEPI n’est pas en mesure de respecter ce délai, il vous en informera, vous et l’intimé, et vous indiquera à quelle date il compte terminer l’examen.
Décisions de l’AEPI
Dans le cadre de l’examen d’une plainte, l’AEPI ne peut prendre en considération que l’équité des procédures utilisées par le Collège lors du traitement ou de l’enquête de la plainte. L’AEPI ne peut pas examiner le bien-fondé d’une plainte ni déterminer si la plainte aurait dû être soutenue ou classée sans suite.
Une fois qu’il a terminé son examen des procédures de traitement de la plainte, l’AEPI peut :
- décider de ne prendre aucune autre mesure, si l’AEPI conclut que les procédures de traitement de la plainte étaient équitables et qu’aucune erreur de fait ou de droit n’a été commise;
- renvoyer la plainte au Collège avec une recommandation de suite à donner;
- régler le dossier entre vous et le Collège et obtenir la signature d’une entente de règlement de chacune des parties (voir le paragraphe 29.4 des règlements administratifs).
L’AEPI vous donnera par écrit sa décision, incluant les motifs, et la fera parvenir également à l’intimé et au Collège. La décision de l’AEPI est définitive et ne peut pas faire l’objet d’un appel ou d’un examen ultérieur (voir les paragraphes 29.5 et 29.6 des règlements administratifs).
Si l’AEPI décide de renvoyer la plainte au Comité des plaintes, il indiquera dans sa décision si la plainte doit être examinée par un jury du Comité des plaintes autre que le jury ayant examiné la plainte précédemment (voir le paragraphe 29.4 des règlements administratifs).
Après que l’AEPI a renvoyé la plainte au personnel du Collège ou au jury du Comité des plaintes, le personnel ou le jury peut décider de rassembler plus d’information ou d’enquêter davantage. Le personnel ou le jury doit respecter les recommandations de l’AEPI à moins d’avoir une bonne raison de ne pas le faire. Si le personnel ou le jury décide à nouveau de classer la plainte sans renvoi au Tribunal, il doit soumettre ses motifs, en réponse aux préoccupations et aux recommandations de l’AEPI.