Ce mois-ci, la rubrique « Conseils sur la conduite professionnelle » traite de l’importance de tenir des dossiers de toutes les communications avec les clients.

La tenue de dossiers exacts et à jour est un élément essentiel permettant aux titulaires de permis de se protéger d’un point de vue légal et de respecter leurs obligations professionnelles. La tenue de dossiers s’applique à tous les clients, peu importe s’ils paient pour des services ou en reçoivent à titre bénévole (pro bono).

En cas de plainte, un dossier de toutes les communications entre le titulaire de permis et le client doit être disponible.

Toute forme de communication avec un client ou au sujet d’un client doit être consignée, ce qui comprend les courriels, les textos et les messages WhatsApp. Dans le cas de discussions de vive voix, comme les appels téléphoniques, les réunions en personne ou les vidéoclavardages, les titulaires de permis sont censés prendre des notes et assurer un suivi par écrit.

Comme mentionné dans le Guide d’interprétation du Code de déontologie, la tenue des dossiers est essentielle au suivi de l’avancement des tâches énumérées dans le contrat de services. De plus, les titulaires de permis doivent être au fait du Règlement régissant la gestion des dossiers clients, lequel explique comment gérer un dossier client.

Pour demeurer conformes, les titulaires de permis doivent veiller à ce que toute communication soit ajoutée au dossier client immédiatement après qu’elle a eu lieu. Ces dossiers doivent être conservés pendant au moins 6 ans après la fermeture du dossier.

Les CRIC et les CRIEE doivent se conformer au Code de déontologie qui établit les normes exigées en matière de conduite professionnelle et de compétence.