Chaque année, les titulaires de permis (CRIC et CRIEE) doivent suivre un processus de renouvellement annuel afin de remplir leurs obligations relatives à l’adhésion et de payer leur cotisation annuelle.
Vous devez remplir le formulaire de renouvellement annuel entre le
1er juin 2023, 0 h 01, HE et le 30 juin 2023, 23 h 59, HE.
Comment effectuer le processus de renouvellement annuel
1. Rassemblez les renseignements appropriés ci-dessous :
a) Coordonnées
b) Renseignements sur l’entreprise/l’employeur/l’établissement d’enseignement désigné et, s’il y a lieu, sur l’employé
c) Renseignements sur l’assurance responsabilité professionnelle
d) Information sur le compte client, ce qui comprend les renseignements sur l’institution financière et sur le compte ou exemption de tenir un compte client
e) Personne désignée en cas d’absence prévue ou imprévue, y compris son numéro de permis s’il s’agit d’un représentant autorisé
f) Heures de FPC accumulées au cours du dernier exercice financier (du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023)
g) Confirmation du ou des agents existants
h) Poursuites pénales, cas d’inconduite ou autres incidents dans lesquels vous êtes impliqué.e (ou avez été impliqué.e au cours de la dernière année)
i) Statistiques relatives à la pratique
j) Inscriptions auprès des autorités provinciales en tant que consultant en immigration et avocat
Remarque : Les points d), e), g), h) et j) ne s’appliquent pas aux CRIEE.
2. À l’aide d’un ordinateur ou d’un portable, supprimez les témoins de votre navigateur puisqu’ils peuvent faire en sorte que les champs affichent automatiquement des données erronées. Si vous éprouvez des difficultés, veuillez utiliser le navigateur Google Chrome.
3. Si vous utilisez SMApply pour la première fois :
- Dans votre boîte de réception, récupérez le courriel d’invitation du 1er juin 2023 (Invitation à joindre SMApply) envoyé à partir de noreply@mail.smapply.net. Cliquez sur le bouton « Join now » (Joindre maintenant) pour accéder au portail SMApply.
- Créez un mot de passe, puis cliquez sur « Create an account » (Créer un compte).
- Cliquez sur le bouton « Programmes » paraissant dans le bandeau rouge situé dans la partie supérieure de l’écran.
- Cliquez sur la boîte « Renouvellement annuel 2022-2023 ».
- Cliquez sur le bouton « S’inscrire » pour commencer à effectuer le renouvellement annuel.
Remarque : Dans votre dossier de pourriels, recherchez l’objet « Invitation à joindre SMApply ». Veillez à effectuer la recherche dans l’adresse courriel principale qui figure au dossier du Collège. Si vous n’avez toujours pas trouvé le courriel d’invitation, veuillez écrire à inscription@college-ic.ca.
3. Si vous avez déjà utilisé SMApply :
- Dans votre boîte de réception, récupérez le courriel d’invitation du 1er juin 2023 (Invitation à joindre SMApply) envoyé à partir de noreply@mail.smapply.net. Cliquez sur le bouton « Join now » (Joindre maintenant) pour accéder au portail SMApply.
- Entrez votre mot de passe.
- Cliquez sur le bouton « Programmes » paraissant dans le bandeau rouge situé dans la partie supérieure de l’écran.
- Cliquez sur la boîte « Renouvellement annuel 2022-2023 ».
- Cliquez sur le bouton « S’inscrire » pour commencer à effectuer le renouvellement annuel.
Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, sélectionnez l’option « Vous avez oublié votre mot de passe? » figurant sur la page de connexion.
4. Après avoir cliqué sur le bouton « S’inscrire »
- Une liste de « tâches » à effectuer s’affichera, chacune d’entre elles recueillant différents renseignements à votre sujet et sur votre pratique d’immigration. Un encadré figurant dans la partie gauche de l’écran affichera la barre de progression de votre tâche.
- Pour chaque tâche, saisissez des renseignements à jour dans tous les champs pertinents. Vous pouvez enregistrer vos réponses en tout temps en cliquant sur le bouton « Enregistrer et continuer les modifications ».
- Lorsque vous avez soumis les réponses associées à une tâche, cliquez sur le bouton « Marquer comme complète » situé au bas de la page. Vous ne serez pas en mesure de soumettre votre formulaire de renouvellement annuel tant que toutes les tâches n’auront pas été terminées.
- Une fois toutes les tâches terminées, il vous sera possible de sélectionner les boutons « Évaluer » et « Envoyer » figurant dans l’encadré. Le bouton « Évaluer » vous permettra de réviser les renseignements que vous avez saisis. Votre formulaire de renouvellement annuel ne sera pas transmis au Collège tant que vous n’aurez pas cliqué sur le bouton « Envoyer ».
- Une fois le formulaire de renouvellement annuel soumis, un accusé de réception automatique vous sera envoyé. Si vous ne le recevez pas, veuillez vérifier vos dossiers de pourriels et de promotions dans votre boîte de réception avant de communiquer avec le Collège.
Si vous ne remplissez pas le formulaire de renouvellement annuel avant la date d’échéance, des frais de retard vous seront facturés, et vous pourriez recevoir un avis de suspension pour non-conformité.
5. Payez la facture de votre cotisation annuelle
- Au début du mois de juillet, vous recevrez un courriel accompagné de la facture de votre cotisation annuelle. Celle-ci devra être payée conformément aux instructions indiquées et au moyen de la plateforme habituelle, FreshBooks. Le défaut de payer la facture avant l’échéance de paiement entraînera l’imposition d’autres pénalités et la suspension de votre permis d’exercice.
Vous prévoyez ne pas effectuer votre renouvellement? TRÈS IMPORTANT
Les CRIC et les CRIEE qui envisagent de ne pas renouveler leur permis doivent communiquer avec l’équipe du Service des inscriptions pour soumettre une demande de démission à registraire@college-ic.ca.
FAQ
Qui doit effectuer le renouvellement annuel?
Tous les titulaires de permis, à l’exception d’un titulaire de permis inactif pour raisons médicales, à la retraite ou dont la démission a été acceptée.
Pourquoi les titulaires de permis doivent-ils remplir le formulaire de renouvellement annuel?
Les titulaires de permis doivent remplir le formulaire afin que le Collège dispose de renseignements exacts pour tenir à jour le registre public et s’assurer de la conformité des titulaires de permis. La tenue d’un registre public à jour est une exigence en vertu de la Loi sur le Collège.
En raison d’un système de gestion de base de données limité, les titulaires de permis ne sont pas en mesure de mettre à jour directement leurs renseignements dans leur profil. Une fois le formulaire rempli, le personnel du Collège pourra vérifier les renseignements et apporter des changements dans l’arrière-plan du portail. Le Collège est en voie d’implanter un nouveau système de gestion d’entreprise qui simplifiera le processus de renouvellement annuel.
Que faire si la case à cocher « Renouvellement annuel 2022-2023 » n’est pas affichée OU si j’obtiens un message d’erreur après avoir cliqué sur le bouton « S’inscrire » dans le cadre du programme de renouvellement annuel?
Il se pourrait que vous utilisiez un compte non vérifié. Chaque titulaire de permis possède un compte SMApply associé à l’adresse courriel principale figurant au dossier du Collège.
Utilisez-vous vraiment l’adresse courriel principale figurant au dossier du Collège? Si une autre adresse courriel figure au dossier du Collège, accédez au site de réinitialisation du mot de passe (en anglais) pour récupérer le compte. Si vous êtes incapable de récupérer votre compte vérifié, écrivez à inscription@college-ic.ca.
Comment mettre à jour les antécédents professionnels ou de l’entreprise?
Pour soumettre un nouveau nom d’entreprise aux fins d’examen en vertu du Règlement sur l’inscription des entreprises et des noms d’entreprises, les titulaires de permis doivent remplir le Formulaire de choix de nom d’entreprise, puis le soumettre à inscription@college-ic.ca.
Pour mettre à jour leurs antécédents professionnels, les titulaires de permis doivent soumettre une lettre d’emploi à inscription@college-ic.ca. La lettre d’emploi doit être récemment datée sur le papier à en-tête de l’employeur et être signée par votre superviseur immédiat ou un membre du personnel des RH de votre entreprise. La lettre doit indiquer votre nom, votre date d’embauche, le titre de votre poste, ainsi qu’un résumé de vos tâches et responsabilités connexes attestant que votre poste est suffisamment lié à l’immigration.
L’examen du nom d’entreprise est distinct du renouvellement annuel et suivra la procédure habituelle applicable.
Comment dois-je fournir les renseignements sur les nouveaux agents?
Que fait le Collège des renseignements fournis par les titulaires de permis?
Le Collège sélectionne périodiquement les documents transmis par les titulaires de permis aux fins de vérification de façon aléatoire ou en fonction des risques conformément aux politiques approuvées par le conseil d’administration.
Les statistiques agrégées sur la pratique seront transmises à IRCC et à la CISR.
Que faire en cas de problèmes de non-conformité?
Les titulaires de permis seront avisés des problèmes de non-conformité relevés dans le cadre du processus de renouvellement annuel. De tels problèmes doivent être corrigés à la satisfaction du registraire dans les 30 jours civils suivant la date de l’avis.
Qu’arrive-t-il si un titulaire de permis ne corrige pas les problèmes de non-conformité relevés?
Le titulaire de permis doit fournir tous les documents manquants ou requis dans les 30 jours civils suivant la date de la demande.
Le défaut de :
- fournir les documents requis à tous les stades du processus;
- se conformer aux résultats, y compris, mais sans s’y limiter, de suivre la formation corrective ou de fournir à nouveau certains documents dans les dates limites prescrites pour qu’un nouveau contrôle soit effectué; ou
- entreprendre une inspection financière dirigée par le Collège dans les délais prescrits
entraînera la suspension et, en dernier ressort, la révocation du permis, conformément au Règlement administratif.
Quelle pénalité est imposée en cas de transmission tardive du formulaire de renouvellement annuel?
Les transmissions tardives seront assorties d’une pénalité de 100 $.
Qu’arrive-t-il si un titulaire de permis ne se conforme pas à toutes ses obligations ou ne soumet pas son formulaire de renouvellement annuel?
Un titulaire de permis pourrait encourir la suspension de son permis.