Comprendre la profession

La gestion de l’argent des clients est une responsabilité importante. Dans le cadre de leur pratique, les titulaires de permis du Collège ont tout d’abord la responsabilité d’effectuer le dépôt des fonds dans un compte bancaire réservé à cet effet appelé « compte client ».

Les comptes clients doivent être tenus séparés des fonds d’exploitation et des fonds personnels. Ils sont réservés aux sommes détenues au nom d’un client pour des services à rendre non facturés et de frais de traitement du gouvernement. Sans compte client, les titulaires de permis ne sont pas autorisés à recevoir ni à détenir les fonds de clients.

Les titulaires de permis qui s’engagent à ne pas détenir de fonds de clients peuvent soumettre au Collège un formulaire de déclaration confirmant cet engagement. Si les circonstances changent, le Collège doit en être informé au préalable, et un compte client doit être ouvert avant que le titulaire de permis ne reçoive de l’argent à détenir au nom d’un client.

Les titulaires de permis qui détiennent des fonds de clients doivent se conformer au Règlement régissant le compte client.

Ouverture d’un compte client
Les comptes clients doivent être ouverts au nom du titulaire de permis, de son entreprise ou de sa firme.

Les comptes doivent être détenus auprès d’une institution financière canadienne ou étrangère approuvée par le registraire, dans les régions où il n’y a pas d’institution financière canadienne.

Les titulaires de permis doivent informer le Collège au moyen du Portail du Collège dans les 15 jours suivant l’ouverture ou la fermeture de tout compte client. Le courriel doit comprendre les renseignements suivants :

• Numéro de compte
• Date d’ouverture ou de fermeture du compte
• Nom et adresse de l’institution financière où le compte est détenu

Le titulaire de permis peut tenir plusieurs comptes clients dans une ou plusieurs devises. Le titulaire de permis n’est pas tenu de tenir un compte distinct pour chaque client, à moins qu’un client le lui demande expressément.

Dépôts
Les fonds de clients doivent être déposés dans les 14 jours suivant leur réception.

Les fonds non gagnés doivent être déposés dans le compte client et ne peuvent être retirés qu’une fois gagnés. Les comptes clients doivent toujours afficher des soldes suffisants pour couvrir les sommes dues.

Les titulaires de permis ne peuvent pas détenir ni déposer de l’argent qui n’est pas destiné à des fins légitimes en immigration ou citoyenneté, sauf une somme d’argent raisonnable pour couvrir les frais administratifs comme les frais bancaires ou les frais de carte de crédit.

Les titulaires de permis ne peuvent pas non plus détenir de l’argent pour des tierces parties, à l’exception des paiements servant à payer leurs propres honoraires, y compris ceux d’un agent ou les frais relatifs à une demande.

Retraits
Les titulaires de permis peuvent retirer de l’argent d’un compte client uniquement dans certains cas :

En voici quelques exemples :

• Effectuer un paiement que le client a approuvé par écrit
• Rembourser les paiements effectués et facturés par le titulaire de permis
• Percevoir les honoraires pour les services qui ont été facturés

Le titulaire de permis peut aussi retirer de l’argent si le client fournit des instructions par écrit pour que le montant soit transféré dans le compte client d’un autre titulaire de permis ou dans le compte en fidéicommis d’un avocat ou d’un notaire du Québec.

Le retrait est également autorisé si les fonds ont été déposés par erreur en vertu du Règlement régissant le compte client, du Code de déontologie ou de tout Règlement administratif du Collège, ou en guise de remboursement.

Les fonds du compte client ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été prévus, comme les frais de traitement du gouvernement, les débours et les services convenus. Les coûts non afférents et les dépenses personnelles ne sont pas des utilisations appropriées.

Les titulaires de permis ne doivent pas retirer plus que la somme d’argent détenue pour un client. Tous les retraits doivent être effectués par chèque ou transfert électronique.

Les intérêts générés par les comptes clients conjoints peuvent être conservés par le titulaire de permis à des fins professionnelles. Si un client demande un compte distinct en son nom, les intérêts accumulés lui reviennent.

Tenue d’un compte client
Les titulaires de permis doivent effectuer chaque mois le rapprochement des soldes de tous les comptes clients dans les 90 jours après la fin du mois. Ils doivent conserver tous les documents à l’appui, y compris les relevés bancaires et une liste détaillée de l’argent détenu au nom de chaque client pendant au moins 6 ans. Ces documents doivent être fournis au Collège sur demande.